Forma parte de las empresas que con la ayuda de GRUPO SIAYEC han logrado digitalizar sus procesos, mejorar la productividad y eliminar riesgos.
INFORMACIÓN SEGURA, CENTRALIZADA Y SIEMPRE DISPONIBLE.
TRANSFORMA TU GESTIÓN DOCUMENTAL
EN UNA VENTAJA COMPETITIVA
"Cuando la información fluye de forma estratégica, el valor crece.
FEMSA impulsó la transformación de su archivo para convertirlo en un activo confiable, seguro y de alto impacto."
RETOS QUE MARCARON EL PUNTO DE PARTIDA
Convertir la dispersión en acceso estratégico.
FEMSA® necesitaba reunir documentación dispersa en un solo lugar para facilitar el acceso y resguardo.
Elevar el nivel de control y seguridad documental.
Proteger la información y limitar su acceso se volvió clave para garantizar trazabilidad y seguridad.
Crear una estructura documental uniforme y eficiente.
Se buscaba estandarizar clasificaciones e inventarios para agilizar la consulta y el cumplimiento.
Gestionar el volumen documental con inteligencia.
Era esencial evitar acumulaciones innecesarias y conservar solo lo relevante bajo políticas claras.
IMPULSANDO EL CAMBIO:
cómo FEMSA convirtió su archivo en una fortaleza
Agrupar de manera homogénea:
optimizar espacio
Administrar ciclo de vida:
Plazos de vigencia, baja documental
Sistema de identificación de expedientes:
Inventario
Minimizar riesgos de pérdida y/o deterioro de la información
Optimizar búsqueda y recuperación de expedientes
Digitalización del acervo / Gestor documental
Repositorio centralizado / consulta remota
Accesos controlados / seguridad de la información / disponibilidad 24x7
DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS:
Nuestro equipo especializado: Jurídico - legal y archivístico, realizó:
Análisis en +7 áreas clave:
Analizamos el nivel de madurez archivística y los procesos operativos en cada área.
Revisión documental:
Evaluamos los procesos existentes y verificamos su correcto cumplimiento.
Detección oportuna:
Identificamos deficiencias en la gestión documental, sus causas, acciones asociadas y tendencias.
NORMALIZACIÓN DE ARCHIVOS:
Política de gestión documental:
Establecemos directrices para administrar archivos conforme a normas internacionales:
ISO 26122, ISO 30301 y
ISO 30302.
Manual de procedimientos:
Integra la gestión documental con los procesos de la Dirección Jurídica (DJ).
Capacitación y acompañamiento:
Impartimos cursos y brindamos soporte para implementar el Manual y las Políticas de gestión documental.
GESTOR DOCUMENTAL
Administración de contenido:
Digitalizamos, aseguramos y organizamos documentos en toda la organización.
Automatización de procesos:
Reemplazamos tareas manuales con flujos de trabajo inteligentes, formularios electrónicos, analítica e integraciones.
Control de la Información
Fortalecemos la seguridad y aseguramos el cumplimiento normativo en la gestión documental.
LA EVOLUCIÓN DOCUMENTAL
Diagnóstico
Normalización
Digitalización
ENTREGABLES
Gestor Documental
+7
Áreas
Digitalización
2 Millones
de imágenes
245k
metadatos
Automatización
7
Procesos sustantivos
Consultoría Archivística
260mil
Normalización de archivo de área jurídica
Organización
35mil
Expedientes
Gestor Documental
Automatización
Organización
DIAGNÓSTICO
Consultoría para la situación archivistica de 7 áreas
NORMALIZACIÓN
Políticas y Manuales: Desarrollo de políticas para la administración del archivo y gestión documental, junto con un manual de procedimientos.
Capacitación Directiva: Taller de sensibilización y alineación dirigido a directivos.
Formación de Multiplicadores: Curso-taller enfocado en preparar agentes multiplicadores.
Implementación: Diseño de un programa de trabajo para llevar a cabo la implementación.
DIGITALIZACIÓN
2 Millones de imágenes distintas especificaciones:
GESTOR DOCUMENTAL
Se implementó un sistema de gestión documental con procesos automatizados, acompañado de la transferencia de conocimiento a usuarios y administradores, y la elaboración de una memoria técnica.
ORGANIZACIÓN
Se realizó la organización y clasificación de más de 35,000 expedientes, se elaboraron inventarios por área y se establecieron flujos de buenas prácticas archivísticas.
INFORME DEL PROYECTO
En el informe del proyecto se destaca que el objetivo es robustecer la gestión documental como pilar estratégico; a partir de los resultados obtenidos, FEMSA evaluará la ampliación de esta transformación digital a más áreas, lo que anticipa una evolución continua y decidida hacia una organización más ágil, eficiente y preparada para el futuro.
BENEFICIOS
Estructura documental homogénea.
Espacios dedicados y optimizados.
Sistema confiable de identificación de expedientes.
Recuperación oportuna de los documentos.
Accesos controlados, minimizar riesgos de exposición de la información.
Centralización confiable de información en formato digital.
Mejora significativa en la productividad y usabilidad de la información.
Organización lista para atender los requerimientos de partes interesadas.
El personal indicado obtiene la información correcta en el momento correcto.
Testigos/Impulsores de una transformación real
FABIOLA CALDERÓN
CUSTOMER SUCCESS MANAGER
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FABIOLA CALDERÓN
CUSTOMER SUCCESS MANAGER
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AVISO DE PRIVACIDAD.
el impacto
Los retos
El proceso
Entregables
beneficios
Testimoniales
dIGITALIZA AHORA
La evolución
.
"Cuando la información fluye de forma estratégica, el valor crece.
FEMSA impulsó la transformación de su archivo para convertirlo en un activo confiable, seguro y de alto impacto."
Gestor Documental
+7
Áreas
Digitalización
2 Millones
de imágenes
245k
metadatos
Automatización
7
Procesos sustantivos
Consultoría Archivística
260mil
Normalización de archivo de área jurídica
Organización
35mil
Expedientes
Convertir la dispersión en acceso estratégico.
Elevar el nivel de control y seguridad documental.
Crear una estructura documental uniforme y eficiente.
Gestionar el volumen documental con inteligencia.
GARANTIA DE EXPERIENCIA AL CLIENTE
En Grupo SIAYEC estamos convencidos que nuestros clientes son lo más importante, trabajamos bajo el modelo de negocio Customer Centricity , nos enfocamos en diseñar experiencias, no solo servicios.
El proceso
FASE 1
Diagnóstico
Normalización
Digitalización
FASE 2
Gestor Documental
Automatización
FASE 3
Organización
DIAGNÓSTICO
Consultoría para la situación archivistica de 7 áreas
NORMALIZACIÓN
Políticas y Manuales
Capacitación Directiva
Formación de Multiplicadores
Implementación.
DIGITALIZACIÓN
2 Millones de imágenes distintas especificaciones
GESTOR DOCUMENTAL
Sistema de gestión documental con procesos automatizados.
ORGANIZACIÓN
Organización y clasificación de más de 35,000 expedientes
INFORME DEL PROYECTO
Se destaca que el objetivo es robustecer la gestión documental como pilar estratégico.
Estructura documental homogénea.
Espacios dedicados y optimizados.
Sistema confiable de identificación de expedientes.
Recuperación oportuna de los documentos.
Accesos controlados, minimizar riesgos de exposición de la información.
Centralización confiable de información en formato digital.
Mejora significativa en la productividad y usabilidad de la información.
Organización lista para atender los requerimientos de partes interesadas.
El personal indicado obtiene la información correcta en el momento correcto.
FABIOLA CALDERÓN
CUSTOMER SUCCESS MANAGER
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GARANTIA DE EXPERIENCIA AL CLIENTE
En Grupo SIAYEC estamos convencidos que nuestros clientes son lo más importante, trabajamos bajo el modelo de negocio Customer Centricity , nos enfocamos en diseñar experiencias, no solo servicios.
